Makale başvuruları için kesinlikle belirtilen Word şablon dosyası kullanılmalıdır. Yazarların yeni bir boş Word sayfası açarak belgeyi baştan oluşturmamaları gerekmektedir. Bunun yerine, sistemde sunulan orijinal şablon dosyası üzerinde doğrudan çalışmaları beklenmektedir.

Bu şablon dosyasında tüm biçimsel özellikler (yazı tipi, paragraf yapısı, başlık stilleri, sayfa düzeni, referans biçimi vb.) önceden tanımlanmış durumdadır. Bu nedenle farklı bir Word belgesi üzerinden manuel biçimlendirme yapılması, şablonun teknik yapısını bozabilir ve dosyanın değerlendirme sürecinde geri çevrilmesine yol açabilir.

Şablon dışı hazırlanan dosyalarda; hızlı stillerin kullanılmaması, başlık biçimlerinin bozulması, referans ve kaynakça düzeninin APA normlarına uygun olmaması, yazım dili veya yazı tipi sapmaları gibi teknik sorunlar meydana gelmekte ve bu durum editöryal ret gerekçesi sayılabilmektedir.

Bu yüzden, gönderilecek her makalenin mutlaka:

İlk adımda şablon dosyasını açınız ve "Farklı Kaydet" seçeneği ile bilgisayarınıza kaydediniz. Ardından, bu dosya üzerinde gerekli düzenlemeleri yaparak çalışmanızı tamamlayınız. Böylece biçimsel uyum tam olarak korunmuş olur.